Seit einigen Monaten betreibt unsere Gemeinde eine nextcloud. In diesem Artikel möchte ich das ein bisschen vorstellen und hoffe, Euer Interesse für digitale Zusammenarbeit wecken zu können.
Hintergrund – Motivation
Wenn eine Gemeinschaft langfristig effizient zusammenarbeiten möchte, muss sie sich Möglichkeiten schaffen, um Informationen zu teilen. Das geschieht üblicherweise individuell, so dass sich jede Gruppe eine eigenen Lösung suchen kann. Oft wird aufgrund von fehlender Zeit oder aus Unwissenheit heraus ein pragmatischer Weg gefunden, der am einfachsten umzusetzen ist.
Zur Einführung der DSGVO am 25. Mai 2018 wurde die Bevölkerung deutschlandweit sensibilisiert, den Schutz personenbezogener Daten in Einrichtungen jedweder Art neu zu bewerten. Dabei kam es nicht selten zu Feststellungen, dass diese Daten (auch nach bisherigen gesetzlichen Regelungen) nicht ausreichend geschützt wurden. Auch um den aus der DSGVO kommenden Grundlagen zu entsprechen, hat das IT-Team schon länger nach einer Lösung gesucht und sich schlussendlich für das Einführen der nextcloud entschieden.
Alternativen und Entscheidungsfindungen
Während andere Gemeinden bereits Lösungen für diese Aufgabe gefunden haben (z.B. mit der kostenpflichtigen Software churchtools), gab es in unserem Team anfangs Überlegungen, in wieweit wir uns breiter aufstellen wollten. Die Single-Sign-On-Anwendung Keycloak wurde im ersten Versuch mit nextcloud verbunden, hat sich aber als noch nicht ausgereift genug erwiesen und wurde (auch aus weiteren Gründen) wieder abgestellt.
Die Entscheidung für nextcloud entsprach einer Abwägung aus verschiedenen Überlegungen – entscheidend war aber die Frage, ob wir in unserer Gemeinde diese Software administrieren können. Da Samuel neben Klaus auch noch mit meiner Unterstützung rechnen konnte, haben wir Anfang des Jahres 2022 einfach angefangen, das System aufzusetzen, einzurichten und abzusichern. Der zugehörige Server gehört einer deutschen Firma, die vertraglich ebenfalls an die Einhaltung der DSGVO gebunden ist. Somit haben wir einen Ort gefunden, an dem wir nach geltendem Recht guten Gewissens personenbezogene Daten abgelegen können, u.a. auch Fotos oder Videos.
Anwendungsmöglichkeiten
Nextcoud ist eine Webanwendung, die auf verschiedenen Systemen unterschiedlich verwendet werden kann. Die einfachste Möglichkeit ist die Verwendung direkt in einem Webbrowser. Nahezu jedes Betriebssystem mit einer grafischen Oberfläche stellt einen solchen Webbrowser bereit, z.B. Firefox
Daneben gibt es noch die Möglichkeit, den nextcloud-Client auf dem Computer zu installieren. Dieser bietet einige Vorteile, z.B. automatische Synchronisation von Dateien, Kalendern, Kontakten und Nachrichten; v.a. aber erlaubt er es, die Ordner von nextcloud im eigenen Dateisystem so einzubinden, dass ein nahtloser Übergang zum restlichen System möglich ist.
Wer sich für Einzelheiten interessiert, wird jede Menge (auch deutsche) Tutorials finden, kann sich aber auch an uns wenden – wir helfen Euch gerne bei der Einrichtung.
Außerdem gibt es für alle gängigen mobile Endgeräte eigene Apps, die direkt aus den zugehörigen App-Stores bezogen werden können, so dass eine Nutzung der nextcloud auch auf einem Smartphone oder Tablet problemlos möglich ist.
Voraussetzungen
Für die Nutzung der nextcloud gibt es nur wenige Voraussetzungen, da nextcloud freie Software ist und wir sie kostenfrei uneingeschränkt nutzen können. Lediglich für die Anmeldung gibt es die Bedingung, dass pro Login eine noch nicht verwendete E-Mail-Adresse hinterlegt wird. Diese wird benötigt, um bei einem vergessenen Passwort den Zugang reaktivieren zu können.
Wir haben uns als IT-Team entschieden, die Nutzernamen so vorzugeben, dass jeder alle Accounts kennen kann: Vorname und Nachname in Kleinbuchstaben werden mit einem Punkt getrennt. Somit ist mein Nutzername in nextcloud: joerg.henke – „German umlauts“ werden nach den bekannten Regeln durch ae, oe und ue ersetzt – ß durch ss.
Anwendungsmodule
Nextcloud besteht aus verschiedenen Modulen, die je nach Bedarf installiert werden können. Aus organisatorischen Gründen haben wir uns auf ein paar wenige beschränkt, können aber bei wachsendem Bedarf relativ einfach solche Plugins nachinstallieren. Diese Übersicht bietet keine vollständige Anleitung, soll aber andeuten, was bereits verwendet werden kann.
- Dokumente-Verwaltung inkl. Texteditor
- Kalender
- Umfragen
1. Dokumente und Ordner
Der wohl wichtigste Teil einer nextcloud ist das Dateisystem, das eine Ordnerstruktur und eine Dateiablage bereitstellt. Als verteiltes System bietet nextcloud von Hause aus ein Rechte-Rollen-Konzept an, das in verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten genutzt werden kann.
Neben einfachen Textdokumenten, die Markdown beherrschen, können in nextcloud auch Office-Dokumente direkt im Webbrowser bearbeitet werden. Dabei ist es möglich, dass mehrere Nutzer gleichzeitig in einem Dokument, z.B. einer Excel-Datei, Inhalte beitragen. Gestartet wird der interne Editor wie üblich durch einen Mausklick auf die entsprechende Datei.
Teilen von (privaten) Ordnern
Ordner gehören standardmäßig automatisch der Person, die diesen angelegt hat. Für die Zusammenarbeit ist es aber wichtig, dass auch Andere diesen Ordner verwenden können. Daher kann ein Ordner geteilt werden. Dasselbe trifft auch auf Dateien zu.
Zum Teilen wird in der Suchmaske bestenfalls über den bekannten Namen die entsprechende Person oder Gruppe gesucht und – wenn nötig – in einer E-Mail ein „Interner Link“ verschickt.
Das Symbol des Ordners, der geteilt wird, ändert sich dann in
Gruppenordner
Um von Anfang an gruppenorientiert zu arbeiten, haben wir Gruppen definiert. Jede Person kann verschiedenen Gruppen angehören, in den meisten Fällen mindestens der Gruppe „Gemeindemitglieder“. Nutzer dieser Gruppe können bestimmte Gruppenordner einsehen, die ihre Inhalte automatisch mit der Gruppe teilen. Das Symbol eines Gruppenordners sieht so aus:
2. Kalender
Nextcloud bietet jedem Nutzer eine unbegrenzte Anzahl an Kalendern an. Auch Gruppenkalender lassen sich erstellen und über Rechtevergaben steuern. Dank standardisierter Protokolle wie caldav[2] können diese Kalender dann auch in eigene Anwendungen eingebunden werden.
3. Umfragen
Zur Entscheidungshilfe bietet sich das Modul Umfragen an. Hier kann man neben Terminen auch andere Fragestellungen anlegen. Alle Antworten bleiben dabei in der nextcloud.
Fragen
Woher bekomme ich meine Zugangsdaten?
Euren Nutzernamen kennt Ihr ja bereits (vorname.nachname), daher solltet Ihr ihn mit der Bitte um Einrichtung eines Nextcloud-Zugangs per E-Mail an cloud@efg-dresden.de schicken. Aktuell bearbeiten das Samuel, Klaus und ich. Über die Passwort-Vergessen-Funktion könnt Ihr Euch danach Euren Zugang freischalten.
Ich habe keine E-Mail-Adresse – was kann ich machen?
Es gibt unzählige Möglichkeiten, sich eine kostenfreie E-Mail-Adresse zu registrieren. Bei Minderjährigen kann auch eine sonst nicht nutzbare E-Mail wie die von lernsax[3] genutzt werden. Es gibt noch mehrere Möglichkeiten, sprecht mich gerne an.
Ausblick
Ich hoffe, Euch einen kleinen Einblick gegeben zu haben und bin zuversichtlich, dass dieses System uns in Zukunft gut unterstützen kann, um die organisatorischen Aufgaben in unserer Gemeinde strukturiert und rechtlich sauber regeln zu können. Diverse Gruppen nutzen nextcloud bereits erfolgreich, z.B. der Bibelunterricht oder das Redaktionsteam. Neben Predigtaufnahmen oder dem Video des Krippenspiels 2020 findet sich der Plan für die Themenreihe „Freiheit in Christus“ für unsere Hauskreise dort, und es gibt einige vorbereitete Ordner für die Ablage weiterer wichtiger Dokumente wie Protokolle u.ä..
Lasst uns unsere nextcloud nutzen, um unserer eigentlichen Aufgabe mehr Aufmerksamkeit widmen zu können: dem Bau an Gottes Reich in unserer Welt.
Möge auch diese Anwendung dazu beitragen.
Jörg, Samuel, Klaus